Varautumis- ja kriisisuunnitelma

VARAUTUMIS- JA KRIISISUUNNITELMA
25.10.2019

1. YLEISTÄ

Työssäoppimis- ja työelämäjakso vieraassa ympäristössä ja kulttuurissa kaukana omasta tukiverkosta saattaa aiheuttaa yleensä jonkinasteisen stressin kokemista. Kaikkien Japanin vaihtoon hakijoiden pitää osallistua ennen lähtöä valmennukseen, jossa kiinnitetään huomiota kohdemaan erityispiirteisiin ja mahdollisiin kriisitilanteisiin ja siihen, miten omalla toiminnalla voi joiltakin osin vaikuttaa asioiden kulkuun.

Vaihtoon lähtevien opiskelijoiden ja henkilökunnan valintaan kiinnitetään huomiota ottamalla valinnassa huomioon myös hakijoiden mahdollisuus ja kyky asua kaukana omasta kotipaikasta.

Vaihtoon lähtijöiden valmennukseen kuuluu opiskeluterveydenhuollon terveydenhoitajalla käynti ennen vaihtoon lähtöä. Opiskelija varaa itse ajan terveydenhoitajalle ja tapaamisessa pyritään huomioimaan kaikki mahdolliset terveydelliset riskitekijät. Tapaamisessa käsitellään kohdemaan erityispiirteet, tarvittavat rokotukset, vakuutukset sekä opiskelijan mahdolliset perussairaudet ja niiden hoito. Tarvittaessa opiskelija ohjataan opiskeluterveydenhuollon lääkärin määräaikaistarkastukseen ennen vaihtoon lähtöä.

Ulkomaisten opintojaksojen aikana opiskelijoihin ja asiantuntijoihin pidetään säännöllisesti yhteyttä, jotta ongelmiin voitaisiin puuttua varhaisessa vaiheessa. Opiskelijoilta ja asiantuntijoilta odotetaan myös oma-aloitteisuutta yhteydenpidossa ja mahdollisten hankaluuksien ilmoittamisessa.

Erilaiset kriisitilanteet (luonnonmullistukset, Itsemurha, kuolemantapaus, onnettomuus tai väkivalta) ovat aina tilanteita, jotka herättävät ahdistusta ja levottomuutta kaikissa yhteisön jäsenissä. Järkyttävät tapahtumat voivat haitata ihmisiä vakavasti ja pitkään. Tällä suunnitelmalla varaudutaan kriisitilanteiden toimintavalmiuteen.

Kriisitilanteiden toimintavalmius tarkoittaa etukäteen valmisteltua toimintamallia, jonka avulla voidaan vakavan kriisin sattuessa ryhtyä tilanteen vaatimiin välittömiin toimiin, kohdata opiskelijoiden, henkilökunnan ja muiden asianosaisten reaktiot ja tarjota tukitoimia. Tavoitteena on mm. estää psyykkiset ja fyysiset haittavaikutukset, säilyttää oppilaitosyhteisön ja sen jäsenten toimintakyky, tukea ihmisten toipumista sekä vahvistaa yhteisön ja sen jäsenten kykyä selviytyä vaikeista tilanteista.

2.  TIEDOTUS JA VASTUU

Tiedotus ja vastuu kriisitilanteissa, jotka sattuvat kansainvälisellä vaihtojaksolla, noudattaa pääsääntöisesti tämän ohjeistuksen yleistä linjaa.

Kriisin sattuessa Japanissa ota yhteyttä Japanissa vastaanottavan oppilaitoksen tai työpaikan yhteyshenkilöön. Ensimmäiset toimintaohjeet saat japanilaiselta yhteyshenkilöltä. Ota yhteyttä Suomeen ohjaavaan opettajaan, koordinaattoriin tai esimieheen. Tapahtumasta tiedon saanut tiedottaa asiasta rehtorille, esimiehelle ja kansainvälisistä asioista vastaavalle henkilölle, joka ottaa tarvittaessa yhteyttä turvallisuusryhmään tai opiskelijahuoltotyöryhmän jäseniin. Näiden kesken sovitaan, miten ja keille asiasta tiedotetaan edelleen. HANAKO-verkoston koordinaattori on verkostolaisten yhteyshenkilöä Suomessa ja hän tiedottaa asiasta partneriorganisaatioiden koordinaattoreille.

3. JAPANI KOHDEMAANA

Japani on pääosin turvallinen kohdemaa, mutta maassa tapahtuu luonnonmullistuksia kuten maanjäristyksiä ja taifuuneja ja niiden sattuessa on tärkeää seurata Japanin viranomaisten ohjeita televisiosta ja radiosta ja Suomen ulkoministeriön matkustustiedotetta (um.fi/matkustustiedotteet). Japanin kulttuurin tärkeimmät piirteet ja niiden edellyttämä käyttäytymisen ja asenteiden muutoksiin tulee valmistautua. Lähtijät osallistuvat valmennusohjelmaan, jossa heidän valmiuttansa toimia japanilaisessa kulttuurissa tuetaan. Japaniin vaihtoon mennessä on otettava huomioon seuraavat asiat:

  • Japanissa pitää osata edes vähän japanin kieltä. Ohjeet ja opasteet on usein vain japaniksi.
  • Kulttuuriehtona on toisen kulttuurin hyväksyminen ja sen periaatteiden mukaan käyttäytyminen (esim. kumartelu, ei kättelyä, työpäivän ja työviikon pituus riippuu työnantajasta, pukeutumistyyli vastaa tehtävää ja paikkaa, korut/lävistykset/tatuoinnit työtehtävissä pois tai piiloon), kohteliaisuussanoja käytetään runsaasti, hymy on pakollinen. Vakava ihminen vaikuttaa Japanissa vihaiselta.
  • Terveydenhuolto: Päivittäisessä elämässä erityistoimenpiteet eivät ole tarpeen. Esimerkiksi vesijohtovesi on täysin juomakelpoista kaikkialla Japanissa. Yleinen hygieniataso Japanissa on hyvä.
  • Rokotukset: Japaniin matkustavilta ei vaadita rokotuksia. Jäykkäkouristus-, tuhkarokko-, sikotauti- ja poliorokotukset ovat hyvä olla voimassa. Myös hepatiitin, koleran, Japanin aivotulehduksen ja keltakuumeen tartuntavaara on olemassa. (Rokote.fi) Lisätietoja rokotuksista löytyy Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen Matkailijan terveysoppaasta.
  • Ruokakulttuuri – allergiat pyritään ottamaan huomioon. Kala-allergikolla on monessa ravintolassa haasteellista, koska tarjolla on paljon merenanteja. Puikoilla syöminen on yksi Japaniin pääsemisen ehdoista. Hygieniataso on hyvä, joten katukojuistakin voi turvallisin mielin ostaa syötävää. Kasvissyöjän kannattaa huomioida, että täysin puhdasta kasvisruokaa voi olla vaikea saada, sillä useissa liemissä tai kastikkeissa on käytetty lihaa tai kalaa. Laktoosi-intolerantikolle on tarjolla soijamaitoa ja muutamia soijajogurtteja. Maitotuotteet kuten kermat ja juustot ovat yleensä rasvaisia.
  • Pankkikortit ja käteinen. Ota mukaan käteistä ja varaudu siihen, että suomalaiset pakkikortit eivät toimi kaikissa automaateissa. Suomalaiset pankkikortit eivät toimi lippuautomaateissa maksuvälineenä.

Kansainvälisistä luottokorteista lähinnä Visa, Master Card/Eurocard, Diners Club ja American Express ovat yleisesti hyväksyttyjä suurimmissa ravintoloissa, hotelleissa ja tavarataloissa. Useat pienemmät kaupat ja osa takseista hyväksyvät vain käteisen maksuvälineenä. Kansainvälisiä luottokorttiautomaatteja käteisnostoja varten on harvassa.

Hätätilanteessa varojen siirto esimerkiksi Suomesta järjestyy nopeasti esimerkiksi Forex/MoneyGramin tai Western Unionin avulla, edellyttäen, että joku tallettaa tarvittavat varat yritysten toimipisteeseen Suomessa.

  • Puhelimet: Suomalaiset puhelimet toimivat maassa ainoastaan jos niissä on 3G-toiminto. Tarvittaessa puhelimen tai sim-kortin voi vuokrata esimerkiksi Soft Bankista luottokortilla.
  • Sähkövirta: Tokiossa sähkövirran jännite on 100 V 50 Hz, Japanin länsiosissa (esimerkiksi Osaka) 100 V 60 Hz. Lisäksi sähkökoneiden seinäpistokkeet, kuten vastaavasti koskettimetkin, ovat amerikkalaista mallia (pistokkeen haarat levymallisia, lähellä levyjen päätä pienet pyöreät reiät). Sähköliikkeet myyvät adaptereita, joiden avulla suomalaismallisen pistokkeen saa yhdistetyksi japanilaiseen koskettimeen. Helpoin tapa on ostaa adapteri jo Suomesta.
  • Liikenne: Japanissa on vasemmanpuolinen tieliikenne. Rattijuopumuksen promilleraja on 0. Japanissa ei saa ajaa tai vuokrata ajoneuvoa pelkällä suomalaisella ajokortilla.
  • Sukat ja jalkineet: Japanissa käytetään sisätossuja ja mm WC-tossuja. Varaudu siihen, että joudut heittämään jalkineet jalasta ja että sinulla on tarpeeksi ehjiä sukkia mukana.
  • Japanilaisen tapaan mukaan esittelyssä annetaan käyntikortti. Varaa käyntikortteja mukaan.
  • Kohteliaisuus vaatii viemään vierailujen yhteydessä pieniä kauniisti pakattuja lahjoja.
  • Passi ja viisumi: Japaniin lähtiessä passin pitää olla voimassa vähintään oleskelusi ajan. Suomen kansalaiset saavat turistiviisumin (maksimi 90 vuorokauden oleskeluun) Japanissa lentoasemalla.
  • Vakuutus: kaikenkattava matkavakuutus on tarpeen. Hoito on vaikeaa ja kallista järjestää ilman yksityistä matkustajavakuutusta.
  • Jokaisen HANAKO-verkostosta Japaniin lähtijän on osallistuttava valmennukseen, jossa perehdytään Japanin varautumis- ja kriisisuunnitelmaan.
  • Japaniin lähtijä täyttää sopimukset, johon kirjataan hänen lähiomainen Suomessa. Lähiomaisen tiedot välitetään myös kohdehenkilöille Japanissa.
  • Opiskelijoihin pidetään vaihdon aikana säännöllisesti yhteyttä. Yhteydenpito tapahtuu joko s-postilla tai whatsapp-sovelluksella vähintään kerran viikossa. Opiskelijalle tiedotetaan etukäteen, kuka häneen pitää yhteyttä ja millä tavalla.

4. ENNEN VAIHTOON LÄHTÖÄ

  • Opiskelijoiden pitää olla käynyt ennen hakua opiskeluterveydenhuollon terveydenhoitajalla, jotta voidaan varmistaa, ettei terveydellisiä esteitä ole tai, että opiskelija ottaa huomioon esim. sairauteensa liittyvät asiat vaihdossa. Opiskelija varaa itse ajan terveydenhoitajalle ja tapaamisessa pyritään huomioimaan kaikki mahdolliset terveydelliset riskitekijät. Tapaamisessa käsitellään kohdemaan erityispiirteet terveyden kannalta, tarvittavat rokotukset, vakuutukset sekä opiskelijan mahdolliset perussairaudet ja niiden hoito. Tarvittaessa opiskelija ohjataan opiskeluterveydenhuollon lääkärin määräaikaistarkastukseen ennen vaihtoon lähtöä.
  • Jokainen Japaniin lähtijä täyttää itse ennen matkaa matkustusilmoituksen https://matkustusilmoitus.fi/public_html?command=browse.
  • Tutustu Japanin matkustustiedotteeseen, saat ajankohtaista tietoa taifuuneista ja maanjäristysvaarasta: https://um.fi/matkustustiedote/-/c/JP. Japanin meteorologisen laitoksen verkkosivuilta voi tarkistaa myös englanniksi niin sää-, myrsky- kuin taifuuniennusteita sekä seurata maanjäristyksiä ja niiden voimakkuuksia: http://www.jma.go.jp/jma/indexe.html.
  • Hanki yksityinen matkavakuutus, sillä EU:n alueella käytettävä eurooppalainen sairaanhoitokortti ei kata erityishoidon tai kotiutusta vaativien sairas- ja kuolemantapauksien kuluja. Oppilaitoksen tai organisaation vakuutus kattaa työpaikalla ja työaikana sattuneet vahingot.
  • Tarkista matkustusasiakirjat (voimassa oleva passi). Jos et ole Suomen kansalainen, ota itse selvää viisumisäännöistä konsuliosastolta soittamalla (puh. 09-6860200) tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen consular@hk.mofa.go.jp.
    Lista maista joilla on viisumivapaussopimus Japanin kanssa: http://www.mofa.go.jp/j_info/visit/visa/short/novisa.html#list
  • Lähtijän pitää tallentaa puhelimeensa nimelle ”ICE” (in case of emergency) läheisen puhelinnumero kansainvälisessä muodossa. Lähtijän kannattaa lisäksi tallentaa puhelimeensa ja kirjoittaa paperille ennen lähtöään tärkeät puhelinnumerot (kohdemaan hätänumero, vakuutusyhtiö, lähettävän oppilaitoksen/HANAKO-verkoston kansainvälisen koordinaattori)

5. MAHDOLLISIA KRIISITILANTEITA

  • Terveyteen liittyvät kriisit
    • hanki kattava vakuutus – ota yhteyttä vastaanottavaan (oppilaitoksen tai työpaikan) yhteyshenkilöönja pyydä häneltä apua (esim. lääkäriin meno). Pyydä tilaamaan ambulanssi tarpeen mukaan.
    • Onnettomuudet – ota yhteyttä paikallisviranomaisiin, Suomen suurlähetystöön, lähiomaisiin ja koordinaattoriin Suomessa
    • Rikokset – Matkailijoihin kohdistuvaa rikollisuutta on Japanissa vähän. Ota yhteyttä paikallisvirainomaisiin, Suomen suurlähetystöön, lähiomaisiin ja koordinaattoriin Suomessa
    • Luonnonmullistukset: kts tarkemmat ohjeet alla
      Japanissa on maanjäristys- ja tsunamivaara. Japanissa tapahtuu runsaasti maanjäristyksiä, joiden voimakkuus, lähdemekanismi ja syvyys vaihtelevat. Lisäksi Japanissa on useita aktiivisia tulivuoria. Opiskelijan on syytä tutustua asuinpaikkansa ohjeisiin (hätäuloskäynti, kokoontumispaikka jne.) luonnonmullistusten varalta.
      Säteilyvaara: Fukushiman ydinvoimalaonnettomuuden johdosta toistaiseksi on syytä seurata paikallisviranomaisten ja Säteilyturvakeskuksen tiedotusta Japanin ruokaturvallisuudesta.
    • Yhteiskunnalliset kriisit – Japaniin kohdistuvan terrori-iskun mahdollisuutta ei voi täysin sulkea pois. Japanin viranomaiset soveltavat tehostettuja turvatoimia lentokentillä, satamissa ja rautatieasemilla.
    • Muut kriisitilanteet

6. Maanjäristyksen sattuessa:

  • Seuraa Japanin viranomaisten ohjeita.
  • Pidä valmiusvarusteita helposti saatavalla (esim. henkilöpaperit ja tärkeimmät yhteystiedot, tärkeät lääkkeet, taskulamppu ja pattereita, sekä ensiapulaukku). Matkaradio on myös erittäin tärkeä varuste, sillä sen kautta kuulee usein parhaiten viranomaistiedotteet.
  • Maanjäristyksen sattuessa säilytä mielenmaltti.
  • Liikkumista kannattaa välttää, ellei siirrytään johonkin turvallisempaan paikkaan. Paikallisviranomaisten tiedotteita kannattaa seurata ja annettuja toimintaohjeita totella.
  • Jos on järistyksen sattuessa sisätiloissa, pudottaudu lattialle ja suojaudu esim. pöydän alle, suojaa pää ja kasvot käsille.
  • Särkyvien lasien (ikkunoiden, putoavien esineiden) läheisyyttä kannattaa välttää.
  • Liikkuminen ja ulos pyrkiminen on turvallista vasta tärinän lakattua.
  • Hissejä ei saa käyttää.
  • Järistyksellä voi olla monia jälkiseurauksia, kuten vioittuneista sähkölaitteista aiheutuneita tulipaloja, joten myös valonkatkaisijoita kannattaa välttää.
  • Jos sattuu olemaan ulkona, on parasta pyrkiä pois rakennusten, sähköjohtojen ja katuvalojen läheltä mahdollisimman aukealle paikalle. Rannasta ja vesistöistä kannattaa siirtyä kauemmaksi ja etsiä turvaa korkeammalta maalta. Hyökyaallot ovat maanjäristyksen mahdollisia seurauksia.

7. TOIMINTAOHJE KRIISIN SATTUESSA

  • kriisin sattuessa ilmoita olinpaikkasi ja tilasi Suomeen (joko lähiomaiselle ja/tai koordinaattorille) ja Suomen suurlähetystöön
  • kun puhelinverkko ei toimi, yritä viestittää sosiaalisen median (esim. Facebook) avulla
  • ilmoita kaikkien suomalaisopiskelijoiden ja/tai asiantuntijoiden nimet, jotka ovat kanssasi tai kenen olopaikan tiedät
  • varaudu median yhteydenottoihin. Medialle voi kertoa alueella tai maassa olevien lukumäärän mutta ei näiden nimiä tai yhteystietoja
  • pyydä tarvittaessa apua paikan päällä
  • Pyydä alueella olevia myös seuraamaan tilannetta ja toimintaohjeita paikallisesta mediasta ja Suomen edustuston internet- tai Facebook-sivuilta
  • Varaudu omaisten yhteydenottoihin. Auta tarvittaessa asioiden selvittelyssä, jos esimerkiksi omaisten kielitaito ei ole riittävää.
  • Selvitä tarvittaessa kriisialueella olevien mahdollisuuksia päästä turvallisemmalle alueelle ja Suomeen. Ole yhteydessä suurlähetystöön ja koordinaattoriin Suomessa.
  • Koordinaattori antaa kriisialueella oleville/olleille tietoa ulkomaanjakson mahdollisen keskeytymisen vaikutuksesta apurahaan
  • Kriisialueella olleiden saavuttua Suomeen tarjoa heille mahdollisuutta keskusteluapuun. Keskusteluapua voi saada Suomesta jo ulkomailla ollessaan puhelimen ja internetin välityksellä.

8. PSYYKKISEN ENSIAVUN YLEISOHJEET

  • Tarjoa apua aktiivisesti. Kerro, kuka olet ja tee selväksi, että haluat tarjota apua. Puhu heti, kun havaitset tilanteen.
  • Käyttäydy rauhallisesti.
  • Pidä huolta ja kosketa. Rohkaise tunteiden ilmaisemiseen.
  • Kuuntele enemmän kuin puhu. Kannusta puhumaan kyselemällä. Kysy, mitä on tapahtunut; mitä kriisissä oleva ihminen ajattelee ja tuntee.
  • Myös sellainen ihminen, joka vaikuttaa rauhalliselta eikä näytä kärsivän stressioireista, tarvitsee tukea.
  • Ole rehellinen ja auta näkemään tilanne realistisesti. Anna ihmisen kuvata tapahtumaa ja korjaa selvät väärinkäsitykset tai virheelliset tulkinnat. Kerro huomioistasi.
  • Yritä luoda myönteinen perustunnelma ja anna toivoa, että reaktiot menevät ohi. Turvaa lepo ja rentoutuminen.
  • Muista, että konkreettisten tarpeiden tyydyttäminen parantaa myös emotionaalista hyvinvointia. Osoita, että välität.
  • Pidä uteliaat loitolla ja muista myös noudattaa tarvittaessa vaitiolovelvollisuutta.
  • Hae rohkeasti lisäapua ammattiauttajalta.
  • Kirjoita asiat muistioon välittömästi haastattelun jälkeen, jotta osaat tiedottaa tapahtuneesta eteenpäin.

9. OTA YHTEYTTÄ

Hätänumerot

  • Poliisi 110 (puheluihin vastataan japaniksi, mutta palvelun voi saada englanniksi)
  • Palokunta/ambulanssi 119 (puheluihin vastataan japaniksi, mutta palvelun voi saada englanniksi)

Suomen suurlähetystö, Tokio

Konsuliyksikkö avustaa hädänalaiseen asemaan joutuneita Suomen kansalaisia, antaa tietoja Suomen viranomaisten palveluista ja yksityisen ihmisen oikeusturvasta sekä neuvoo oikeudellisten tai hallinnollisten asioiden yleisistä menettelytavoista Suomessa.

Postiosoite:
Embassy of Finland
3-5-39, Minami-Azabu, Minato-ku
Tokyo 106-8561, Japan
Puh. +81-3-5447 6000
Fax: +81-3-5447 6042
Sähköposti:  sanomat.tok@formin.fi

http://www.finland.or.jp/

Ulkoasiainhallinto

Muu viranomaistietous

Aiheen mukaisia hakemistoja ja hakukoneita

Perustietoutta Japanista

(https://www.cia.gov/library/publications/the-world-factbook/geos/ja.html)

Muuta

CIMO: Kriisitilanteet kansainvälisessä liikkuvuudessa

http://www.cimo.fi/instancedata/prime_product_julkaisu/cimo/embeds/cimowwwstructure/24695_Kriisiopas_web.pdf

Psykologisen jälkipuinnin (debriefing) vaiheet: http://therapiafennica.fi/

Suomen poliisi: http://www.poliisi.fi/

THL: Matkailijan terveysopas

011: http://www.terveyskirjasto.fi/terveyskirjasto/ktl.mat

Tietoa kriisiviestinnästä ja kriisiviestinnän tuloskortista: http://www.crisiscommunication.fi

10. VAIHDON JÄLKEEN

Mikäli opiskelija on kohdannut jonkin ongelmatilanteen tai kriisitilanteen vaihdon aikana, käydään hänen kanssaan palauttava keskustelu omassa oppilaitoksessa. Palauttavan keskustelun järjestämisestä vastaa oppilaitoksen Hanako-koordinaattori. Keskustelussa on läsnä ongelmasta tai kriisistä riippuen tarvittavat tukihenkilöt.

Tarvittaessa opiskelija ohjataan terveydenhuollon tukipalveluihin.

 

Mukana Hanakossa

Hankkeeseen osallistuvat kumppanit

Koordinaattori
Sirje Hassinen | sirje.hassinen@omnia.fi
Espoon seudun
koulutuskuntayhtymä Omnia
InnoOmnia, PL 77710
02070 Espoon kaupunki

Viimeisimmät tekstit

© Hanako Suomi-Japani Network